Niszczenie dokumentów firmowych – co wolno zniszczyć i kiedy

Niszczenie dokumentów firmowych jest dozwolone dopiero po upływie ustawowego okresu przechowywania, a ten zależy od rodzaju dokumentu. Dla większości papierów księgowych i podatkowych wynosi 5 lat, dla akt pracowniczych 10 albo 50 lat. Większość okresów liczy się od końca albo początku roku, dlatego przegląd archiwum najlepiej zaplanować na styczeń. Stan prawny na 21.09.2026.

Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu

Okres przechowywania dokumentów firmowych wynika z kilku ustaw jednocześnie, a nie z jednego przepisu. Ten sam segregator bywa objęty ustawą o rachunkowości i Ordynacją podatkową. Obowiązuje wtedy termin, który kończy się później.

Podstawy prawne: ustawa o rachunkowości (Dz.U. z 2026 r. poz. 522), Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2026 r. poz. 622), ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2026 r. poz. 199) oraz Kodeks pracy (Dz.U. z 2025 r. poz. 277).

Tabela podaje terminy podstawowe. Ustawa o rachunkowości wydłuża je między innymi dla dowodów dotyczących kredytów, pożyczek, umów handlowych i roszczeń dochodzonych przed sądem. W tych sprawach 5 lat biegnie dopiero od początku roku po ostatecznym zakończeniu, spłacie albo przedawnieniu.

Termin podatkowy bywa dłuższy, niż wynika z prostego rachunku. Księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty przechowuje się do przedawnienia zobowiązania, a bieg przedawnienia może zostać zawieszony albo przerwany. Przed zniszczeniem dokumentów za dany rok zapytaj księgowość, czy nie toczy się żadne postępowanie.

Akta pracownicze – 10 czy 50 lat?

Dokumentację pracowniczą przechowuje się przez okres zatrudnienia i 10 lat po nim. Tak stanowi art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy, z zastrzeżeniem przepisów przewidujących okres dłuższy. Dziesięć lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Krótszy termin dotyczy jednak nowszych umów. Dla stosunków pracy nawiązanych przed 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania ustala się według przepisów dotychczasowych. Dla akt osobowych, list płac i kart wynagrodzeń oznacza to 50 lat od zakończenia pracy u danego pracodawcy. Podstawą dla dokumentów płacowych jest art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z FUS (Dz.U. z 2025 r. poz. 1749). Okres dla akt osobowych wynikał z art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w dawnym brzmieniu.

Jest jeden sposób na skrócenie tego okresu. Przy stosunkach pracy nawiązanych po 31 grudnia 1998 r., a przed 1 stycznia 2019 r. pracodawca może złożyć raport informacyjny. Okres przechowywania skraca się wtedy do 10 lat od końca roku, w którym raport złożono. Wynika to z art. 7 ustawy o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

W aktach osobowych najłatwiej o pomyłkę. Teczka pracownika zatrudnionego kilkanaście lat temu wygląda na „starą”. Nie wolno jej jednak jeszcze zniszczyć, nawet jeśli pracodawca złożył raport informacyjny.

RODO działa w drugą stronę

RODO nie pozwala trzymać dokumentów z danymi osobowymi bez końca. Rozporządzenie wymaga, by dane przechowywać przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów przetwarzania. Ta zasada nosi nazwę ograniczenia przechowywania i wynika z art. 5 ust. 1 lit. e.

W praktyce ochrona danych osobowych wyznacza więc górną granicę, a ustawy podatkowe i kadrowe – dolną. CV niezatrudnionych kandydatów, stare listy kontaktowe czy kopie dowodów osobistych zwykle nie mają ustawowego okresu przechowywania. Po osiągnięciu celu należy je usunąć, a nie odkładać do archiwum.

Drugi wymóg dotyczy samego sposobu niszczenia. Dane mają być chronione przed niedozwolonym przetwarzaniem i przypadkową utratą. Dokumenty wyrzucone w całości do kontenera na papier tego warunku nie spełniają.

Dlaczego przegląd archiwum wypada w styczniu?

Większość terminów kończy się 31 grudnia, bo liczy się je od początku albo od końca roku kalendarzowego. Z nowym rokiem kolejny rocznik dokumentów księgowych przechodzi do grupy, którą wolno zniszczyć. Dokumentację pracowniczą były pracownik może jeszcze odebrać do końca następnego miesiąca, więc niszczy się ją dopiero potem. Pracodawca ma na to 12 miesięcy i musi zniszczyć akta w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Firmy porządkują więc archiwa na przełomie roku i w pierwszym kwartale.

Poniższa kolejność to dobra praktyka dla firm prywatnych, a nie wymóg ustawy. Podmioty wytwarzające materiały archiwalne brakują dokumentację za zgodą archiwum państwowego.

Bezpieczna kolejność wygląda tak:

1. Spis roczników i rodzajów dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.
2. Sprawdzenie terminów z księgowością i kadrami, łącznie z otwartymi postępowaniami.
3. Pisemna decyzja kierownictwa firmy o zniszczeniu wskazanych zbiorów.
4. Przekazanie dokumentów do zniszczenia i odbiór protokołu.

Protokół zniszczenia zachowaj na stałe. Po latach to często jedyny dowód, że brak dokumentu jest skutkiem planowego brakowania, a nie zaniedbania.

Jak zniszczyć dużą ilość dokumentów?

Dużą ilość dokumentów niszczy się zwykle w specjalistycznych niszczarkach, bo biurowe urządzenie nie poradzi sobie z kilkudziesięcioma segregatorami. Usługa niszczenia dokumentów obejmuje odbiór, transport i utylizację dokumentów, a kończy się protokołem.

Adexim prowadzi niszczenie dokumentacji w Warszawie. Firma dostarcza kartony, odbiera je z dokumentami i przewozi do swojego magazynu albo do miejsca utylizacji. Niszczarki dobiera do stopnia tajności danych i wymiarów dokumentów. Samo niszczenie odbywa się w pomieszczeniu, do którego osoby trzecie nie mają wstępu, a klient dostaje protokół zniszczenia dokumentacji. Szczegóły opisuje strona niszczenie dokumentacji.

Przy zmianie siedziby część archiwum zwykle jedzie dalej, a część trafia do zniszczenia. Pierwszą sytuację opisuje poradnik przeprowadzka archiwum i dokumentów firmowych. Zapytanie o wycenę wyślesz przez formularz kontaktowy.

Najczęściej zadawane pytania

Czy faktury sprzed 6 lat można już zniszczyć?

Nie zawsze, bo decyduje sposób liczenia terminu. Termin podatkowy kończy się zwykle później niż rachunkowy, gdyż podatek roczny płaci się w następnym roku. Dowody księgowe przechowuje się 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Księgi podatkowe trzyma się do przedawnienia zobowiązania, liczonego od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Dowody księgowe dotyczące kredytów i umów handlowych mogą mieć termin dłuższy.

Co grozi za zniszczenie dokumentów przed terminem?

Przedwczesne zniszczenie oznacza głównie brak dowodów w razie kontroli albo sporu. Za nieprzechowywanie dokumentacji pracowniczej przez wymagany okres pracodawcy grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł (art. 281 § 1 pkt 6a Kodeksu pracy). Firma nie wykaże wtedy kosztów, rozliczeń z pracownikiem ani podstawy wymiaru jego emerytury. Skutki prawne w danej sytuacji oceni doradca podatkowy.

Czy płyty CD, DVD i dyski też trzeba niszczyć?

Tak, jeżeli zawierają dane osobowe albo dane poufne firmy. Przepisy o ochronie danych nie rozróżniają papieru i nośników elektronicznych. Płyty CD i DVD, dyski HDD i SSD oraz pendrive’y wymagają trwałego usunięcia danych. Pliki skasowane w standardowy sposób da się odtworzyć. Najpewniejszą metodą jest fizyczne zniszczenie nośnika. O niszczenie nośników danych zapytaj wykonawcę przed zleceniem.

Czy dokumenty można zniszczyć samodzielnie w biurze?

Można, o ile niszczarka tnie dokument tak, że nie da się go odtworzyć, a ilość jest niewielka. Przy kilku rocznikach archiwum problemem staje się czas pracy i brak potwierdzenia. Zewnętrzna usługa kończy się protokołem, którego biurowa niszczarka nie wystawi. Protokół warto sporządzić także przy samodzielnym niszczeniu.

Artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W konkretnej sprawie skonsultuj się z adwokatem lub radcą prawnym.